商务谈判
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商务谈判

不论是竞争性谈判还是单一来源采购,第三方物流商都需要在签订合同前同客户进行谈判。

那么商务谈判需要怎样做才能让己方在谈判的过程中掌握主动权呢?

准备篇

认真研究和分析对方谈判专家组可能提出的问题,对问题进行全面详细的应答准备,一方面能够提振己方谈判小组的信心,在谈判过程中有条不紊地应答对方谈判专家组提出的各类问题,掌控整个商务谈判的节奏和主动权,达到本次应标及商务谈判的理想目标,另一方面能够更好的展示己方团队的专业性以及准备的充分性,增强客户对公司的服务信任度。

在问题研究和分析时,主要存在以下三个难点:一)问题清单全面性。谈判问题经预估主要涉及报价、服务、运营能力等多种类型,每一类型下又细分多项关于费率、仓储能力、运营模式等问题,考虑到问题的多样性和复杂性,问题清单应尽量做到不重不漏;二)问题的针对性。对方谈判专家组由不同主体组成,专家组成员背景不同、需求和关注点也不尽相同,因此需要做好相关信息的收集,认真研判专家组成员不同的诉求,从而有针对性地梳理问题及应答内容;三)应答表述准确性。谈判中所涉及的问题表达形式多样,但万变不离其宗,在梳理过程中应当提炼问题要点,对其进行归纳汇总并做正确表述。

问题准备
对本次谈判的应答问题进行准备,准备流程如下:


图1 应答问题准备流程图

第一,电话访谈。安排一名技术专员对谈判项目组相关专家逐一进行电话访谈,采用头脑风暴的方式对各位专家进行提问并记录相关问题的答案;

第二,归纳汇总。根据访谈内容提炼问题和相应的答案,并做总结梳理,形成问题清单初稿;

第三,开会讨论。谈判小组组织材料沟通会议,在会上依次将各自所负责的材料准备情况向谈判小组进行汇报,主要做了关于应答问题准备的工作汇报,各专家分别就问题清单提出了修改意见;

第四,修正补充。会后结合专家组意见对问题修正,并继续进行头脑风暴,补充可能提出的问题;

第五,问题聚焦。专家组对价格型问题以及无线网设备能否实现端到端配送问题较为关注,因此经讨论将上述问题作为关键议题,后续的讨论聚焦到关键议题上,并对此进行深入探讨。;

第六,谈判演练。公司谈判小组组织模拟谈判,谈判会议上专家组成员主要围绕问题清单上的问题以及相关新问题进行了深入探讨;

第七,要点提炼。在模拟演练后,对问题进一步简化,列出问题的要点和提纲。

效果达成
通过应答问题的准备工作,公司谈判小组有条不紊地应答了集团公司的各项问题,在集团公司面前展示了公司团队的专业性以及准备的充分性。

谈判过程的演练

目的和难点
组织人员开展模拟谈判,对谈判过程进行演练,一方面能够检验谈判小组预设的谈判方案在实施中产生的效果,找出流程中可能存在的问题,从而对问题进行修正和完善;另外一方面,模拟真实的谈判过程能够提前识别谈判进程中的各种突发场景,从而做出相应的方案准备,优化应对策略,力争把握谈判节奏。

在谈判过程的演练中,主要存在以下几点问题。一)突发事件的应对。真实谈判中,谈判进程往往会因为谈判双方的意见分歧出现僵持、激烈交锋或争执不下的局面,谈判小组应当提前预判,针对以上谈判场景做好谈判策略的准备;二)团队成员的磨合。公司谈判小组是临时组建的谈判团队,人员之间的配合欠缺默契度,因此,在职责分工以及协调配合方面需要提前做好安排准备工作;三)演练的实战性和规范性。本次演练力求模拟真实的谈判过程和组织安排,为实战提前做好准备,因此,如何保障演练具备高度的实战性和规范性需要前期周详的规划。

工作开展和组织安排
针对以上问题,谈判小组主要在组织安排和谈判演练过程工作方面做了充分的准备。

(一) 组织安排

一是组建谈判演练项目团队,主要设置谈判组长、材料汇报人、主谈人员,同时模拟对方谈判专家组进行提问,各主谈人员应答。二是确定谈判时间及谈判环境要求:1)提前10分钟接入会议系统,2)选择独立办公环境或会议室,3)谈判前调整视频设备,保证画面和传声清晰。

(二) 谈判演练过程

为了尽量全流程充分地模拟谈判过程,谈判小组组织进行了近两个小时的谈判演练工作,主要演练过程如下:


图2 谈判过程演练流程图

第一,谈判流程模拟。在明确了谈判人员分工后,谈判小组进一步确定了谈判的主要流程,即:对方简单介绍情况-公司谈判小组组长讲话-汇报人汇报-组长总结-进入正式谈判;

第二,谈判实战演练。由对方专家进行提问,由主谈人员做应答。值得注意的是,为了模拟应对在谈判中被提问到意料之外的问题,考验谈判小组成员的应变能力,公司在谈判演练前需组织由运营中心负责人、市场中心负责人、综合中心负责人等组成的临时谈判小组,集思广益,扩充问题清单;同时己方在演练过程中特地安排组外人员提出了未经准备的新问题;

第三,演练问题修正。谈判演练中较为尖锐的问题主要集中在报价方面,包括费率的构成、能否给予优惠折扣等问题,谈判小组经讨论决定在坚定立场的基础上采用“避重就轻”的谈判策略;

第四,正式谈判部署。对次日的正式谈判工作进行了部署安排:

1)优化问题清单,对问题清单进一步简化,列出问题要点和提纲,方便谈判小组成员快捷查询;

2)进一步明确谈判目标,设定最低可接受目标以及最高期望目标;

3)强调坚持谈判礼节及七项谈判原则,主要包括坚持利益为本、坚持互惠互利、坚持客观标准、坚持求同存异、坚持知己知彼、坚持平等协商、坚持礼敬对手;

4)谈判环境、时间的再次确定,强调谈判环境须选择独立办公环境或会议室,谈判时间拟定在次日上午9:30,公司谈判小组提前半小时召开应答及商务谈判沟通会;

效果达成
通过谈判过程的演练,充分暴露了谈判实践中的新问题,并且问题得到了及时有效的解决,谈判小组成员增强了谈判信心,为顺利完成谈判工作打下了坚实的基础。
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